Préambule : La crise sanitaire a permis de mettre en évidence des nouvelles pratiques professionnelles en matière de restauration. Avec la fermeture du restaurant municipal, la ville propose un nouveau service innovant de repas à emporter dédié aux agents communaux, de la CPI et de l’éducation nationale. Cette démarche se veut éco responsable avec l’utilisation de contenants alimentaire durables et la mise en place d’une consigne.

Le principe : Réserver son repas à emporter en ligne via le développement d’une solution simple et ergonomique.

Les conditions générales d’utilisation définissent les engagements de l’établissement et de l’utilisateur. Un groupe de travail composé d’agents communaux et de représentants du personnel a élaboré les conditions générales d’utilisation afin de déterminer les règles d’utilisation. Celle-ci a été présentée au Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT).

1°) Descriptif du service

Proposer un repas complet composé d’une entrée, d’un plat, d’un laitage, d’un dessert et d’un morceau de pain à emporter. Ce menu sera identique au menu scolaire. Il ne sera pas personnalisable. La boisson et les couverts ne seront pas fournis.

2°) Qui peut utiliser ce service ?

Tous les agents communaux, du Centre de Proximité Intercommunal (CPI) d’Orsay ainsi que les enseignants travaillant sur la commune d’Orsay, stagiaires et invités, dans la limite de 42 repas par jour. Cette jauge pourra être revue à la hausse ou à la baisse en fonction des prérogatives de service. Celle-ci sera affichée au niveau des réservations sur la plateforme.

3°) Réservations

L’utilisateur doit se rendre sur le site web dédié, créer un compte utilisateur en complétant le formulaire. Réserver son repas en choisissant l’onglet réservation. Pour rendre ce service fluide, des règles de réservations ont été mises en place. La limite de réservation pourra se faire jusqu’à 9 heure pour le repas du jour. Vous avez jusqu’à 24h avant la délivrance du repas pour annuler votre repas, passé ce délai le repas sera facturé.

Chaque réservation est individuelle, les stagiaires/invités doivent se créer un compte utilisateur avec leur adresse mail professionnelle. S’il n’en possède pas, les adresses personnelles sont autorisées. Ils indiquent également dans quel service ils effectuent leur stage/formation.

Des créneaux de réservations sont créés de 11h45 à 13h15, dans la limite de 6 retraits par quart d’heure ; cette limite pourra être ajustée et visible sur l’application au niveau des créneaux de réservation. Chaque réservation est associée à une contremarque de type QR code et à un numéro de réservation. Ces éléments sont à présenter à l’agent de restauration au moment du retrait. Un même agent peut récupérer plusieurs paniers repas, il doit alors se munir du QR code et du numéro de réservation des personnes pour lesquelles il retire le repas.

4°) Mode d’utilisation

Les contenants alimentaires prévus sont dits « thermodynamiques », ils préservent le froid et le chaud des plats. La sécurité alimentaire est garantie, cette vaisselle est adaptée au mode de repas à emporter. Le coût d’un kit vaisselle (ramequin entrée et dessert + plat) est de 97.20 € TTC. Nous demandons aux utilisateurs de ce service de retourner la vaisselle au plus tard 24h après le retrait de leur panier repas pour permettre un bon fonctionnement du service.

Un agent de restauration est disponible de 7h45 à 16h à la cuisine centrale pour réceptionner le retour des contenants alimentaires, ils doivent être restitués vides (sans reste alimentaire) et non lavés.

5°) Conditions d’utilisation

En cas de non-restitution dans le délai prévu et malgré les relances du service restauration ; la mairie pourra facturer la totalité du montant de la vaisselle afin de reconstituer son stock.

6°) Facturation

Le prix du repas est calculé à partir de l’indice personnel de chaque agent, cf. délibération. La facturation se fera via le logiciel de facturation de la restauration.

Un état des consommations est néanmoins consultable et téléchargeable sur le portail de réservations.

En l’absence de justificatif*, tout repas réservé et non annulé 24h à l’avance sera facturé car le repas aura été préparé. En cas d’impossibilité de retirer le repas, merci de l’indiquer le plus rapidement possible en annulant sa réservation sur le portail.

Ce service de repas à emporter est un service complémentaire qui ne remplace pas la restauration municipale avec service à table.

* Justificatifs acceptés : Arrêt de travail, certificat enfant malade, Autorisation spéciale d’absence ASA

7°) Données à caractères personnelles

7.1) le cadre juridique applicable

L’application de réservation de repas en ligne mise en œuvre par la commune d’Orsay, est conforme au droit applicable et principes fondamentaux relatifs à la Protection des données, notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi que le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018.

7.2) les principales définitions

7.3) mode de fonctionnement de la plateforme

Les utilisateurs sont amenés à procéder à la création d’un compte afin de pouvoir accéder à la plateforme et ainsi réserver un repas. Les mots de passe sont alors créés par les utilisateurs à la création de leur compte.
Les informations suivantes sont obligatoires à la création d’un compte d’accès à la plateforme :

• Nom
• Prénom
• Email (professionnel ou si non existant personnel)
• Service de rattachement (Entretien, Ressources Humaines, Financier …)
• Mot de passe

En cas de perte de ce mot de passe, un lien est accessible sur la page de connexion de la plateforme afin de pouvoir le modifier.

Cependant, en cas de problème technique ou d’impossibilité de réaliser l’opération et à la demande expresse de l’utilisateur, les gestionnaires de l’application pourront en cas de nécessité créer des comptes d’accès et procéder à la réinitialisation des mots de passe.

7.4) non-paiement des factures

Le non-paiement des repas entraine un transfert d’informations à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) pour une mise en recouvrement auprès de la Trésorerie Public.

7.5) procédure applicable lors du départ de l’utilisateur

Lors du départ de la collectivité d’Orsay (démission, fin de contrat, mise en retraite …), l’agent ne pourra plus prétendre à ce service, son compte sera désactivé.

Ces données sont conservées pendant 1 an après le départ ou la désinscription à ce service pour des besoins de recouvrement ou de preuve. En cas d’impayé(s) elles sont conservées jusqu’à l’acquittement total des factures.